Dieses Buch - jetzt in der 2., überarbeiteten Auflage - weist den Weg zur effizienten teamfähigen Ablage. Mit zahlreichen Beispielen, Abbildungen, Checklisten, Tipps und Tricks ist es ein praktischer Leitfaden zur Gestaltung einer modernen Ablagestruktur.
Wissen im Unternehmen teilen. Guter Umgang mit Dokumenten, E-Mails, Aufgaben und Meetings.
Dieses Buch besteht aus zwei Teilen. Im ersten Teil erläutern wir die Grundlagen. Wir gehen besonders auf den Begriff des Vorgangs und gute Praktiken ein. Im zweiten Teil zeigen wir an Beispielen, wie man die Vorgaben und Ideen aus dem ersten Teil praktisch umsetzen kann. Darum geht es im ersten Teil: Zunächst klären wir die Ziele einer gemeinsamen Ablage. Zentral für ein gutes Informationsmanagement ist das Denken in Vorgängen. Dies ändert unsere Sichtweise auf Informationen, Wissen und Dokumente. Dies ändert auch die Art, wie wir Informationen ablegen. Diesen Themen widmen wir die Abschnitte 3 und 4. In Abschnitt 5 geht es kurz um Rollen. In Abschnitt 6 gehen wir auf die wichtigen Steuerungsdokumente Ordnerplan und Vorgangsliste ein. In Abschnitt 7 stellen wir gute Praktiken vor. Es gibt keine perfekte Lösung. Wichtig ist es, die wesentlichen Begriffe im Team zu verstehen, mit kleinen Schritten anzufangen und dann alle 1-2 Wochen eine Verbesserungsmaßnahme umzusetzen. Darum geht es im zweiten Teil: Wie verwalten wir Vorgänge? Wie gehen wir mit Meetings um? Wie verwalten wir unsere Aufgaben allein und im Team konkret? Wo legen wir Dokumente ab? Was für Ordner braucht man für spezifische Situationen? Wie gehen wir mit dem Kalender um? Kann man den Umgang mit E-Mails verbessern?
In der Kommunalverwaltung wird zunehmend von 'Produkten' anstelle einzelner Verwaltungshandlungen ausgegangen, was durch Änderungen im kommunalen Haushaltsrecht und der Haushaltssystematik gefördert wird. Dies führt zu einer teamorientierten Bearbeitung, die sich auf Produkte fokussiert, anstelle der bisherigen Fallbearbeitung durch einzelne Sachbearbeiter. Diese Entwicklungen beeinflussen die Ablage von Schriftgut und Dokumenten, da die einzelfallbezogene Ablage durch eine produkt- und prozessorientierte Ablage ersetzt wird. Die Ablagestruktur muss teamfähiger werden und Elemente des Wissensmanagements integrieren. Das Praxiswerk beleuchtet die Auswirkungen dieser neuen Denkweisen auf die Ablagestruktur von Kommunalverwaltungen und bietet konkrete Praxisbeispiele. Wichtige Themen sind der Produktplan als neue Ordnungsgrundlage, das produktorientierte Ablagesystem (PAS), die prozessorientierte Anwendung eines Aktenplans, Projektordner und gekreuzte Prozesse sowie die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems. Der Autor, der Seminare zu Dokumentenmanagement an Verwaltungsschulen und -akademien hält, gibt wertvolle Hinweise zur Umsetzung eines 'teamfähigen' Ablagesystems. Er zeigt, ob die Zukunft in neuen Aktenplänen oder in einer produktorientierten Anwendung bestehender Pläne liegt.